Cuánto cuesta implantar IA en una empresa

Alguien en tu empresa ha probado ChatGPT, ha visto lo que hace con un correo o con un PDF, y la pregunta ha llegado a dirección: cuánto cuesta implantar IA en la empresa, en serio y no solo para probar. Si has buscado la respuesta, habrás encontrado de todo, desde los 20 € al mes de una suscripción hasta proyectos de seis cifras, sin nada que explique la diferencia.

La diferencia está en que "implantar IA" son tres cosas distintas que se pagan de forma distinta. Dar a tu equipo un asistente cuesta unos 20 € por persona y mes. Automatizar un proceso concreto, conectando la IA a tus sistemas, ya es un proyecto: en los que hacemos nosotros, entre 12.000 y 45.000 €. Y en ese segundo caso aparece una tercera partida, el coste por uso del modelo, que casi siempre es la más pequeña y la que más preocupa.

Casi nunca es el modelo lo que encarece un proyecto de IA. Lo que cuesta es conectarlo a donde está el trabajo y decidir qué pasa cuando se equivoca.

Tres cosas distintas que se llaman implantar IA

Un asistente para cada persona. Licencias de Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business o Gemini que cada empleado usa para redactar, resumir, traducir o buscar en sus documentos. Mejora el trabajo de cada uno, pero no cambia ningún proceso.

Un proceso automatizado. La IA se conecta a donde está el trabajo —el correo, el ERP, una carpeta de facturas— y hace una parte de la tarea sin que nadie se lo pida: lee, clasifica, extrae datos, prepara una respuesta. Una persona revisa lo que importa. Aquí es donde se recuperan horas, y es un desarrollo de software como cualquier otro.

El uso del modelo. Cuando hay un proceso automatizado, cada documento que la IA lee y cada respuesta que escribe se le pagan al proveedor del modelo —Anthropic, OpenAI, Google— según el volumen de texto. Es una factura mensual que crece con el uso.

Qué compras	Para qué sirve	Coste orientativo	Cómo se paga
Asistente por usuario	Que cada persona trabaje más rápido	18–25 € por usuario y mes	Suscripción
Proceso automatizado	Quitar trabajo repetitivo con volumen	12.000–45.000 €	Proyecto, una vez
Uso del modelo	Lo que consume ese proceso	De unos euros a unos cientos al mes	Por volumen
Mantenimiento	Que siga funcionando y mejore	15–20 % del proyecto al año	Cuota anual

Cuánto cuesta un asistente de IA para el equipo

Microsoft cobra Copilot Business en torno a 18 € por usuario y mes con pago anual, y solo como complemento de un plan de Microsoft 365. ChatGPT Business está en 20 dólares por usuario y mes con pago anual. Google incluye Gemini en sus planes de Workspace para empresas, así que si ya los pagas puede que lo tengas sin saberlo. Son precios de octubre de 2026, sin IVA, y cambian con frecuencia.

Para diez personas son algo más de 2.000 € al año. Para muchas pymes es el primer paso sensato, y no necesitas a nadie como nosotros: se contrata en una tarde.

Lo que no hace es automatizar. Si alguien dedica la mañana a pasar datos de los correos al programa de gestión, con un asistente lo hará más rápido, pero la mañana sigue siendo suya. Y mira el uso real a los tres meses: una licencia que nadie abre cuesta lo mismo que una que se usa a diario.

Cuánto cuesta un proyecto de IA a medida

Aquí el precio se parece al de cualquier desarrollo, porque lo es. Para automatizaciones con IA sobre datos propios, el rango habitual que manejamos va de 12.000 a 45.000 €, en 6 a 12 semanas. Está junto al resto de tipos de proyecto en cuánto cuesta un software a medida.

Dentro de ese rango, el número lo mueven cuatro cosas.

Con cuántos sistemas tiene que hablar

Leer un PDF y devolver un resumen es fácil. Leer una factura, comprobar que el proveedor existe en el ERP, que el pedido cuadra y dejarla lista para contabilizar es otra cosa. Cada sistema que la IA consulta o en el que escribe añade trabajo de integración de sistemas, y ahí suele estar la parte grande del presupuesto.

Cómo de exacto tiene que ser el resultado

Un borrador de respuesta que una persona revisa puede equivocarse de vez en cuando sin consecuencias. Un dato que entra directo en la contabilidad, no. Cuanto menos margen de error tolera el proceso, más trabajo hay en validaciones y en una pantalla donde alguien aprueba los casos dudosos. Esa capa de supervisión es la que hace fiable el sistema, y no es barata.

Cómo están tus documentos

Si la IA tiene que responder con tu documentación, alguien tiene que decidir cuál es la buena. Normativas duplicadas, tarifas de hace dos años en una carpeta compartida y PDFs escaneados torcidos no impiden el proyecto, pero lo alargan. Ordenar las fuentes suele ser parte del trabajo.

Quién lo va a usar y qué datos toca

Si maneja datos personales, hay que decidir con qué proveedor y en qué región se procesan, y dejar registro de lo que hace la IA. Si conversa con clientes, el Reglamento europeo de IA exige desde el 2 de agosto de 2026 que sepan que están hablando con una máquina. Cumplirlo no es caro si se diseña desde el principio; lo que aplica a tu caso, mejor revisarlo con un abogado.

El coste por uso: menos de lo que parece

Es la partida que más preguntas genera y la que menos pesa. Los proveedores cobran por tokens, que son trozos de texto: una página de documento ronda entre 1.500 y 3.000, según lo densa que sea.

A precios de octubre de 2026, Claude Sonnet 5.5, el modelo de gama media de Anthropic, cuesta 2 dólares por millón de tokens de entrada (lo que lee) y 10 por millón de salida (lo que escribe). Los modelos pequeños, que bastan para clasificar o extraer campos sencillos, cuestan una fracción: Claude Haiku 5.5 está en 0,10 y 0,50 dólares. Si el trabajo no corre prisa, procesarlo por lotes cuesta la mitad.

En la práctica, leer mil facturas de una página y devolver sus datos en limpio sale por unos 20 dólares con el modelo de gama media, y por alrededor de uno con el pequeño.

Frente al tiempo de quien hoy lo hace a mano, casi siempre es irrelevante. Donde sí puede crecer es en asistentes con conversaciones largas o que cargan mucha documentación en cada consulta, porque cada pregunta vuelve a leerlo todo. Se controla eligiendo el modelo adecuado para cada paso, guardando en caché lo que se repite —los proveedores lo cobran a una fracción del precio— y sin mandar más contexto del necesario. Por eso el coste por uso se mide en el piloto, con datos reales.

Lo que no aparece en el presupuesto

El tiempo de quien conoce el proceso. La IA trabaja con instrucciones y ejemplos que alguien tiene que dar: qué es un correo urgente, qué no se le contesta nunca a un cliente. Cuenta con unas horas a la semana de esa persona mientras dura el proyecto.

La revisión humana. En los pasos donde un error importa, una persona aprueba lo que propone la IA. Es tiempo, y hay que restarlo al calcular el ahorro. El objetivo no suele ser que nadie toque la tarea, sino que quien la hacía pase a revisarla.

El mantenimiento. Un 15–20 % anual del desarrollo, como cualquier software; lo contamos en cuánto cuesta mantener un software a medida. La IA añade algo propio: los proveedores retiran modelos antiguos y publican otros nuevos, y cada cambio de modelo obliga a comprobar que el sistema sigue acertando igual. Con un juego de casos de prueba guardado desde el piloto es una comprobación rápida; sin él, es volver a medir desde cero.

La infraestructura. Servidor, base de datos y registros: entre 40 y 250 € al mes, como cualquier aplicación de empresa.

Un ejemplo: la secretaría de una academia en época de matrícula

Pongamos, como caso ilustrativo, una academia que en septiembre recibe unos 3.000 correos al mes en secretaría: dudas de horarios y precios, cambios de grupo, justificantes de pago y documentación adjunta. Cada correo hay que leerlo, buscar la respuesta en la normativa o en el sistema de matrículas y contestar. Supongamos que eso lleva una media de cuatro minutos: son 200 horas al mes de secretaría.

El proyecto conecta el correo, la documentación de la academia y el sistema de matrículas. La IA clasifica cada correo, extrae los datos de los adjuntos y deja preparada una respuesta con la información de ese alumno. Una persona la revisa, la corrige si hace falta y la envía. Si revisar lleva un minuto en lugar de cuatro, las 200 horas se quedan en 50.

Con el modelo de gama media, y contando unos 6.000 tokens por correo entre el mensaje, las instrucciones y la documentación consultada, más un PDF adjunto en uno de cada tres, el coste por uso ronda los 70 dólares al mes. Lo que decide si compensa no es esa cifra, sino las 150 horas que vuelven al equipo cada mes de matrícula, multiplicadas por lo que te cuesta una hora de secretaría.

Y si la academia solo tiene ese volumen dos meses al año, quizá no compense un proyecto: un buen asistente y unas plantillas de respuesta bien hechas pueden bastar.

Cómo saber si compensa antes de gastar en grande

No empieces por una "estrategia de IA". Empieza por un proceso concreto que cumpla tres condiciones: se repite mucho, consiste en leer y mover información, y sabes cuánto tiempo lleva hoy.

Con él, lo razonable es un piloto acotado y con precio cerrado: se construye la automatización para ese caso, se prueba con datos reales y se compara con cómo se hace ahora. Tiempo ahorrado, porcentaje de casos que la IA resuelve bien a la primera, errores y coste por uso. Si los números salen, se amplía. Si no salen, has gastado poco y sabes por qué. Es como planteamos los proyectos de inteligencia artificial para empresas: primero se mide, después se amplía.

Cuándo no necesitas un proyecto de IA

Para que nadie te lo venda a la ligera:

• El trabajo es individual y variado. Redactar, resumir, preparar una presentación. Una licencia de asistente lo resuelve mejor y por mucho menos.
• El volumen es bajo. Si son veinte facturas al mes, automatizarlas tarda años en amortizarse.
• El resultado tiene que ser exacto y no hay quien lo revise. Cálculos, importes, plazos legales. Eso se resuelve con código convencional, y la IA, si entra, queda fuera del paso crítico.
• El proceso está roto. Si nadie sabe bien cómo se hace, la IA lo hará mal más rápido. Primero se ordena, después se automatiza.

Entonces, ¿cuánto vas a gastar?

Si lo que quieres es que tu equipo trabaje mejor con IA, unos 20 € por persona y mes, y puedes empezar mañana. Si quieres quitarte de encima un trabajo repetitivo, un proyecto de entre 12.000 y 45.000 €, más un coste por uso de decenas o pocos cientos de euros al mes y el mantenimiento de cualquier software. Lo que decide si te compensa son las horas que hoy se van en ese proceso, no el precio del modelo.

Si tienes un proceso en mente y no sabes en cuál de los dos casos estás, cuéntanos cuál es. Revisarlo contigo y decirte si merece un piloto, una licencia o nada lleva poco tiempo, y te vas con una idea clara de lo que puedes ahorrar aunque después decidas hacerlo por tu cuenta.